Wyjazdy pracowników

tel. centr. 91 444 1000
fax 91 444 1174
NIP: 851-020-80-05
al. Papieża Jana
Pawła II 22a
70-453 Szczecin
Rektorat US
A A

Wyjazdy pracowników

UWAGA: Prosimy o dokładne określenie dni wyjazdu (dni podróży + pobyt). Zamiany dat po powrocie nie będą uwzględniane. W przypadku wcześniejszego wyjazdu lub późniejszego powrotu diety będą naliczane zgodnie z datami podanymi we wniosku wyjazdowym. 

Procedury wyjazdowe obowiązujące wszystkich pracowników US, oraz osoby nie będące pracownikami

PRZED WYJAZDEM

Obowiązkiem każdej osoby zamierzającej wyjechać służbowo za granicę jest złożenie wniosku wyjazdowego w Dziale Spraw Międzynarodowych - najpóźniej dwa tygodnie przed planowanym wyjazdem.

Jak wypełnić wniosek wyjazdowy?  (kliknij link)

Osoby nie będące pracownikami US dodatkowo zobowiązane są do przedłożenia umowy cywilnoprawnej zgodnie ze wzorem stanowiącymzałącznik nr 1 do Zarządzenia. Wypełniona i podpisana umowa musi zostać przekazana do Sekcji Stypendiów i Sprawozdawczości w celu rejestracji. Kopię umowy należy przekazana do Działu Spraw Międzynarodowych. 

Jeżeli wyjazd finansowany jest ze środków grantu lub projektu, należy złożyć oświadczenie, że wyjazd służbowy jest zgodny z programem/harmonogramem i budżetem grantu/projektu (załącznik nr 4).

W celu uzyskania karty EKUZ dla pracowników delegowanych należy wypełnić formularza A1Wzory wypełnionych dokumentów znajdują się w załącznikach. Komplet dokumentów z akceptacją pracodawcy (z informacją dokąd, w jakim celu i w jakim terminie pracownik jest delegowany) należy skierować do właściwej sobie siedziby ZUS. 

FINANSOWANIE

Część dotycząc przyznanych na realizację wyjazdu funduszy wymaga poświadczenia przez wskazanych na wniosku dysponentów środków.

Uruchomienie środków finansowych przeznaczonych na realizację wyjazdu następuje po uzyskaniu zgody na wyjazd wydanej przez Prorektora ds. Nauki i Współpracy Międzynarodowej.

Konieczne jest określenie kwoty w PLN! Podana kwota jest blokowana na danym koncie za pośrednictwem DSM i nie ulega ona przekroczeniu przy rozliczaniu wyjazdu. Wyjazd jest rozliczany tylko do wysokości posiadanych środków – prosimy o optymalne szacowanie kosztów.

Na wniosku wyjazdowym należy potwierdzić środki w jednostce obsługującej źródło finansowania (Dział Nauki, Dział Finansowy US). 

UWAGA!!! DZIAŁ SPRAW MIĘDZYNARODOWYCH NIE PRZYJMUJE WNIOSKÓW BEZ POTWIERDZONYCH ŚRODKÓW. Dodatkowo jeżeli wyjazd finansowany jest z badań zatwierdzanych w Dziale Nauki, należy w opisie faktur dopisać, że wydatek jest zgodny z tematem badań.
NIE DOTYCZY WYJAZDÓW BEZ KOSZTOWYCH!

ZALICZKA

Osoba delegowana może otrzymać na wyjazd zaliczkę w PLN lub w walucie obcej. W tym celu proszony jest o kontakt z DSM (co najmniej 7 dni przed planowanym wyjazdem) w celu ustalenia wysokości zaliczki.

Maksymalna kwota zaliczki w walucie krajowej wynosi 3 000,00 PLN, a najszybszy możliwy termin pobrania wynosi 14 dni przed planowanym wyjazdem. Pobranie w kasie zaliczki w walucie obcej może nastąpić nie wcześniej niż na 3 dni przed planowanym wyjazdem. 

PRZEDPŁATA

Przedpłaty dokonuje się na podstawie:

  • faktury VAT (Invoice) wystawionej na Uniwersytet Szczeciński, Aleja Papieża Jana Pawła II 22A, 70-453 Szczecin NIP: 851-020-80-05
  • faktury Proforma (Proforma Invoice) wystawionej na Uniwersytet Szczeciński, Aleja Papieża Jana Pawła II 22A, 70-453 Szczecin NIP: 851-020-80-05
  • pisma kierowanego do Działu Finansowego ze wskazaniem kwoty, przedmiotu opłaty, nazwy beneficjenta i dokładnych danych rachunku bankowego beneficjenta.

Przedpłaty dokonuje Dział Finansowo-Księgowy, ww. dokumenty należy składać w Dziale Spraw Międzynarodowych.

UŻYCIE SAMOCHODU PRYWATNEGO

Dopuszcza się refundowanie kosztów wyjazdu prywatnym samochodem osobowym po uprzednim otrzymaniu zgody Prorektora ds. Nauki i Współpracy Międzynarodowej - wniosek na użycie samochodu prywatnego

Zgodnie ze stanowiskiem Kolegium Rektorskiego z dnia 29.10.2009 r. w przypadku realizacji wyjazdu zagranicznego samochodem prywatnym należy dołączyć potwierdzenie pobytu. Pracownik realizujący zagraniczną podróż służbową samochodem prywatnym ma obowiązek podać liczbę przejechanych kilometrów oraz wybrać optymalna trasę dojazdu.

 PO POWROCIE

Po powrocie osoba delegowana ma obowiązek rozliczenia się w Dziale Spraw Międzynarodowych z odbytej podróży w ciągu 14 dni od powrotu z delegacji. 

Wszystkie zagraniczne rachunki, faktury, bilety, etc. powinny być opisane i opatrzone parafką pracownika. Refundacja poniesionych kosztów następuje po przedłożeniu oryginału faktury lub rachunku z dołączonym dowodem dokonania wpłaty. Jako fakturę lub rachunek traktuje się także elektroniczne potwierdzenie dokonania zakupu wraz z dowodem wpłaty.

UWAGA!!! W przypadku odbycia podróży samolotem należy dołączyć karty pokładowe. 

Druk delegacji powinien być uzupełniony i podpisany na odwrocie (należy uzupełnić tylko miejscowości, daty i godziny wyjazdu i przyjazdu - koszty przejazdu, jak i inne rubryki na odwrocie delegacji są uzupełniane przez DSM). Należy również podać godzinę i datę przekroczenia granicy.

Jak wypełnić druk delegację po powrocie?

Do rozliczenia należy dołączyć oświadczenie o zapewnionych posiłkach i noclegach - załącznik nr 6 do zarządzenia Rektora w sprawie wyjazdów zagranicznych 

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi (miejscówka, kuszetka, opłata lotniskowa, itp.), a w przypadku samochodu prywatnego naliczany jest ryczałt za przejechane kilometry.

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu lub ryczałt równy 1/4 wysokości diety hotelowej.

W celu rozliczenia opłaty konferencyjnej należy przedstawić fakturę, w której powinny być wyszczególnione pozycje czego dotyczyła (np. w opłacie zawarte były materiały, noclegi, wyżywienie).

Osoba delegowana, na:

  • kwerendy biblioteczne, badania/konsultacje naukowe, rozmowy dot. współpracy, itp., dla których nie jest sporządzany program bądź harmonogram zobowiązana jest do przedłożenia sprawozdania merytorycznego i potwierdzenia pobytu wraz z dokumentami rozliczeniowymi;
  • udział w konferencji, kongresie, seminarium, warsztatach, sympozjum itp., dla której sporządzany jest program bądź harmonogram zobowiązana jest do przedłożenia programu/harmonogramu wraz z dokumentami rozliczeniowymi. Program powinien być podpisany przez osobę delegowaną. 

UWAGA: Prosimy o dokładne określenie dni wyjazdu (dni podróży + pobyt). Zamiany dat po powrocie nie będą uwzględniane. W przypadku wcześniejszego wyjazdu lub późniejszego powrotu diety będą naliczane zgodnie z datami podanymi we wniosku wyjazdowym. 

Wyszukiwarka





Odwiedź nas:

Jak do nas trafić